Wer eine Wohnung mietet, hatte zwingend schon einmal mit einer Hausverwaltung zu tun. Vielleicht kam er dabei sogar auch mit einer Mieterverwaltung, bzw. einer Sondereigentumsverwaltung in Berührung. Was genau hinter diesen Begriffen steckt und was ein Wohnungseigentümer wissen muss, erklären wir in diesem Artikel.
Die Hausverwaltung
In einem Mehrfamilienhaus interagieren drei unterschiedliche Parteien miteinander: die Eigentümer (und auch Vermieter), eine Hausverwaltung und die Mieter.
Viele Mieter denken irrtümlich, dass die Hausverwaltung (auch WEG-Verwaltung oder WEG-Verwalter genannt) sich um alles rund ums Haus und um sie als Mieter kümmert. In Wirklichkeit ist die Hausverwaltung nur für die Verwaltung und Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums zuständig, also die Außenfassade, Fenster, Treppen, Aufzug, Fensteranlagen, Dachwerk, Außenflächen, und so weiter. Die Hausverwaltung sorgt für die Bewirtschaftung des Anwesens, kümmert sich um die Versorgung des Hauses (Wasser, Strom, Gas, etc.), versammelt alle Eigentümer in der jährlichen Eigentümerversammlung, rechnet die Kosten ab, stellt Pläne auf, beauftragt Reparaturen und Sanierungen und vertritt alle Eigentümer als eine Stimme nach außen. Die Hausverwaltung kümmert sich also nur um das Haus, nicht um dessen Mieter und den Zustand der einzelnen Wohnungen.
Die Eigentümer sind für Ihre Wohnungen selbst verantwortlich und aufgrund Ihrer Rolle als Vermieter die Ansprechpartner Ihrer Mieter.
Jedes aufgeteilte Mehrfamilienhaus hat in der Regel einen Verwalter, der die Gemeinschaft aus Eigentümern mit einer Stimme nach außen vertritt und alles rund ums Haus koordiniert und Ansprechpartner z.B. für die Versorgungsdienstleister ist (Gas, Strom, etc.). Gesetzlich ist dies allerdings nicht vorgeschrieben(§18 WoEigG). Daher gibt es auch Modelle, bei denen als Verwalter keine externe Firma beauftragt wird: die Eigentümer können sich auch dazu entscheiden ihr Eigentum gemeinschaftlich in Eigenverwaltung zu betreuen. Bei kleineren Hausgemeinschaften von 2 oder 3 Einheiten macht dies oft Sinn, da es je nach Lage schwer sein kann, eine Hausverwaltung zu finden, die das Objekt betreuen möchte.
Mieterverwaltung (SEV) – was ist der Unterschied zur Hausverwaltung?
Wer sich seiner Historie als Mieter besinnt, kann sich aber sicherlich erinnern, dass er auch einmal nur mit der Hausverwaltung zu tun hatte und seinen Vermieter, den Eigentümer, überhaupt nicht kannte. Wie kommt das zustande?
In diesem Fall hatte der Eigentümer seine Tätigkeiten als Vermieter an die Hausverwaltung abgegeben, indem er mit ihr einen sogenannten Sondereigentumsverwaltung-Vertrag (SEV) abgeschlossen hat. Wer unseren Artikel zur Teilungserklärung gelesen hat, weiß, dass mit Sondereigentum bei Mehrfamilienhäusern die Wohnung bezeichnet wird. Eine Sondereigentumsverwaltung wird auch Mieterverwaltung genannt. Mittels dieses Vertrags erweitert die Hausverwaltung Ihre Dienstleistung um die einer Mieterverwaltung.
Jetzt kümmert sich die Hausverwaltung auch um alle Mietangelegenheiten. Als SE-Verwalter kontrolliert Sie den Mieteingang, erstellt Mietverträge, übernimmt Übergabeprotokolle, erstellt Jahresabrechnungen für den Mieter und kümmert sich um den Schriftverkehr mit ihm. Schließt ein Eigentümer eine SEV-Vertrag ab, so wird die Hausverwaltung der erste Ansprechpartner für den Mieter.
Während eine Hausverwaltung durch die Eigentümerversammlung gewählt wird, kann jeder Eigentümer für sich entscheiden, ob er der Hausverwaltung auch den Auftrag zur Verwaltung seines Sondereigentums (Wohnung) erteilen möchte.
Die Wohnungs-Eigentümergemeinschaft (WEG)
Alle Eigentümer eines aufgeteilten Mehrfamilienhauses bilden die sogenannte Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG), auch Eigentümergemeinschaft genannt.
Die Wohnungseigentümergemeinschaft trifft sich mindestens jährlich in einer Eigentümerversammlung(korrekt Wohnungseigentümerversammlung). Diese wird durch den WEG-Verwalter (Hausverwaltung) einberufen, um das vergangene und kommende Jahr zu besprechen. Die Verwaltung muss hier Rechenschaft ablegen und sich von den Eigentümern entlasten lassen. In der Eigentümerversammlung wird eine Aufstellung und Abrechnung aller angefallenen Kosten vorgelegt sowie ein Wirtschaftsplan mit Kosteneinschätzungen für das kommende Jahr beschlossen. Zusätzlich werden langfristige Pläne, Instandsetzungen und sonstige Tagesordnungspunkte (z.B. Vorschläge von Vermietern) besprochen und darüber entschieden. Beschlüsse werden demokratisch und mehrheitlich gefasst wobei die Miteigentumsanteile der Eigentümer deren Stimmkraft bestimmen.
Beispiel: hat ein Eigentümer 200 Miteigentumsanteile, so hat seine Stimme bei insgesamt 1.000 Miteigentumsanteilen ein Gewicht von 20%.
In kleineren Hausgemeinschaften kann es auch vorkommen, dass gemäß der Teilungserklärung jeder Wohnung genau eine Stimme zugewiesen wird.
Die Eigentümerversammlung ist wichtig und es lohnt, sich die Zeit für die Teilnahme zu nehmen.
Alle Beschlüsse werden durch den Hausverwalter protokolliert. Nach der Eigentümerversammlung erhalten die Eigentümer das Protokoll der Eigentümerversammlung oder das Versammlungsprotokoll. Die Protokolle müssen geführt werden und formellen Anforderungen entsprechen. Es lohnt sich beim Kauf einer Wohnung die letzten zwei oder drei Versammlungsprotokolle anzufragen und sich mit Ihnen zu beschäftigen. (In einem Objekt, das erst kürzlich aufgeteilt wurde, wird es dieses nicht geben, da es nur einen Eigentümer und somit keine Eigentümergemeinschaft (WEG) gibt).
Hausgeld, Wirtschaftsplan und Betriebskosten: jetzt geht’s um die Finanzen.
Als Mieter kennt man im Zusammenhang mit Wohnungen meist nur die Kaltmiete und Nebenkosten. Als Eigentümer gibt es hierfür andere Bezeichnungen, die hier erläutert werden.
Grundsätzlich fallen bei Wohneigentum drei Arten von Kosten an: Verwaltungskosten, Instandhaltungskosten und Betriebskosten.
Verwaltungskosten sind die Kosten für die Hausverwaltung und auch kleinere Posten wie zum Beispiel Kontoführungsgebühren. Instandhaltungskosten sind Ausgaben für Reparaturen und Instandsetzung am Haus, also zum Beispiel ein neues Dach oder ein neuer Fassadenanstrich, die Erneuerung von Fenstern oder der Elektrik, von Rohrleitungen und so weiter. Die Betriebskosten umfassen die laufenden Kosten, die im Zusammenhang mit dem Haus entstehen. Betriebskosten sind zum Beispiel Kosten für die Müllabfuhr, Reinigung, den Schornsteinfeger oder Versorgungsleistungen wie Gas, Strom oder Wasser und auch die Grundsteuer. Da manche Instandhaltungskosten vom Eigentümer getragen werden müssen, Betriebskosten aber auf den Mieter umgewälzt werden können, gibt es eine Verordnung, die klar definiert, welche Ausgabe welcher Kategorie zugeordnet wird: Die Betriebskostenverordnung
Wirtschaftsplan
Jedes Jahr stellt die Hausverwaltung den Eigentümern in der Eigentümerversammlung einen Wirtschaftsplan für das kommende Jahr vor. Der Plan enthält eine Kostenschätzung (Betriebskosten, Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten) für das kommende Jahr anhand dessen sich die Vorauszahlungen für das Hausgeld errechnen lassen. Nach Ablauf des Jahres werden die tatsächlich angefallenen Kosten mit den Vorauszahlungen verrechnet und entsprechend Rückzahlungen erstattet oder Nachzahlungen eingefordert.
Hausgeld (oder Wohngeld)
Die Abschlagszahlungen, die sich aus dem Wirtschaftsplan ergeben, werden Hausgeld oder in manchen Gegenden fälschlicherweise auch Wohngeld genannt. Das Hausgeld wird monatlich an die Hausverwaltung gezahlt. Es unterteilt sich in Kosten, die der Eigentümer an seinen Mieter weitergeben kann (diese werden umlagefähige Kosten genannt und sind im Grunde die Betriebskosten, siehe oben) und solche, für die er selbst aufkommen muss. Letztere nennt man nicht-umlagefähige Kosten.
Das Hausgeld muss der Eigentümer an die Hausverwaltung zahlen. Durch eine entsprechende Klausel im Mietvertrag kann er die Betriebskosten, bzw. die umlagefähigen Kosten aber auf den Mieter umwälzen. Dann teilen sich Eigentümer und Mieter die Zahlung des Hausgeldes. Eigentümer müssen immer für die nicht umlagefähigen Kosten aufkommen. Der Mieter darf nur für umlagefähige Kosten (Betriebskosten) in Verantwortung gezogen werden. Umlagefähig sind unter anderem Kosten wie die Grundsteuer, Ausgaben für den Fahrstuhlbetrieb, Gebäudeversicherung, Gartenpflege, Hausmeister, Versorgungskosten (Gas, Wasser, Strom) und Müllentsorgung. Zu den nicht umlagefähigen Kosten gehören Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten, also Ausgaben für die Haus- und Mieterverwaltung, Rechtsanwaltsgebühren, Kontoführungskosten und selbstverständlich auch die Instandhaltungsrücklage. Leben Sie als Eigentümer selbst in Ihrer Wohnung müssen Sie in voller Höhe für das Hausgeld aufkommen.
Was ist eine Instandhaltungsrücklage?
Um die Immobilie in gutem Zustand zu halten, bildet der Hausverwalter Rücklagen für größere (altersabhängige) Reparaturen, Renovierungen oder Instandsetzungen. Seit kurzem wird die Instandhaltungsrücklage daher auch Erhaltungsrücklage genannt. Die Instandhaltungsrücklage wird nur für das Gemeinschaftseigentum, also das Haus selbst gebildet. Jeder Wohnungseigentümer muss für die Instandhaltung seiner Wohnung eigene Rücklagen bilden. Die Rücklagen werden beispielsweise für neue Fenster, Dämmungen, die Erneuerung der Klingelanlage oder ein neues Dach genutzt. Diese verschiedenen Bereiche eines Hauses müssen in regelmäßigen Abständen von 10, 20 oder 30 Jahren saniert oder renoviert werden, um das Haus zu erhalten. Es lohnt, sich beim Kauf einer Wohnung über die Höhe der Rücklagen zu erkundigen und nach bald anfallenden Sanierungen Ausschau zu halten. Denn wer eine Wohnung als Geldanlage erwirbt, der möchte in den ersten 10 Jahren der Haltezeit möglichst wenig Kosten mit dem Objekt haben.
Da die Erhaltungskosten zuerst in einen großen Spartopf kommen, können Eigentümer die monatlichen Raten erst von der Steuer absetzen, wenn die Rücklagen tatsächlich ausgegeben werden.
Nebenkosten
An dieser Stelle wollen wir den Begriff der Nebenkosten in das nun neu gewonnene Wissensgebäude einordnen: ein Mieter zahlt seinem Vermieter monatlich einen fixen Betrag als Miete und eine variable Vorauszahlung, die umgangssprachlich als Nebenkosten bezeichnet werden. Korrekt sind Nebenkosten die Betriebskosten oder umlagefähige Kosten.
Wieso darf man nicht alle Kosten auf den Mieter umwälzen?
Aus Sicht des Gesetzgebers ist es so, dass der Mieter für die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten der Wohnung bereits mit Zahlung der Miete aufkommt und den Eigentümer für die Abnutzung des Hauses „entschädigt“. Die Kosten für Verwaltung und Instandhaltung sind auch mehr oder weniger fest kalkulierbar und nicht vom Gebrauch abhängig. Daher macht es Sinn, diese Kosten über eine fixe Miete abzudecken. Was nun noch verbleibt sind die (umlagefähigen) Betriebskosten. Diese Kosten variieren je nach Nutzung durch den Mieter und deswegen ist es erlaubt, diese 1:1 weiterzugeben. Der Vermieter muss dies allerdings im Mietvertrag explizit vereinbaren. Tut er das nicht, so sind die Betriebskosten in der vereinbarten Miete mit inbegriffen. Es gibt auch Modelle bei denen es Sinn macht, die variablen Betriebskosten als Pauschale in die (Kalt-)Miete einzuberechnen – zum Beispiel beim Modell „Wohnen auf Zeit“ oder bei der Untervermietung einzelner Zimmer.
Weitere interessante Begriffe, die einem bei der Verwaltung von Wohnungen über den Weg kommen könnten
Sonderumlage
Manchmal müssen so große Reparaturen vorgenommen werden, dass diese mit der gebildeten Instandhaltungsrücklage nicht bezahlt werden können. In diesem Fall müssen die Eigentümer für die Mehrkosten aufkommen. Dies geschieht über eine sogenannte Sonderumlage. Von einer Umlage spricht man allgemein, wenn Kosten auf mehrere Parteien verteilt oder an diese weitergegeben werden. Im Fall der Sonderumlage sind das die Eigentümer. Die Sonderumlage wird nur in einer ordentlich (=gemäß den Vorschriften) einberufenen Eigentümerversammlung beschlossen und anschließend über die Hausverwaltung eingefordert.
Verwaltungsbeirat oder Beirat
Der Verwaltungsbeirat setzt sich aus beliebig vielen von der Eigentümerversammlung gewählten Eigentümern zusammen und überwacht und unterstützt den WEG Verwalter in seiner Tätigkeit. Er überprüft die jährliche Abrechnung und den Wirtschaftsplan und gibt gegenüber der Eigentümergemeinschaft eine Stellungnahme ab. Genau wie die Hausverwaltung haften Beiratsmitglieder mit ihrem gesamten Privatvermögen für Fehler. Eine Versicherung sollte daher abgeschlossen werden.
Verteilerschlüssel oder Verteilungsschlüssel
Über den Verteilungsschlüssel wird geregelt, wie die Kosten des Hauses auf die Eigentümer aufgeteilt werden. In der Regel geschieht dies nach Miteigentumsanteilen, es gibt aber auch andere Gestaltungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel die Verteilung pro Kopf oder nach Wohnung. Es ist ebenso möglich, nur bestimmte Kosten oder Arten von Kosten anders zu verteilen. Beispielsweise könnten sich die Eigentümer dazu entscheiden, dass der Hausstrom künftig auf die Personenzahl verteilt wird, alle anderen Kosten aber gemäß der Miteigentumsanteile. Die Verteilung mancher Kosten sind auch durch besondere Verordnungen festgelegt, wie zum Beispiel über die Heizkostenverordnung. Der Verteilerschlüssel wird meist in der Teilungserklärung festgelegt und nachträgliche Änderungen lassen sich nur schwer durchführen.
Übrigens: Manchmal spricht man von der Verteilung der Kosten und Lasten. Damit ist der Verteilerschlüssel gemeint.
Fazit
Das Zusammenspiel aus Eigentümern, Hausverwaltung und Mietern ist über viele Verordnungen und Gesetze geregelt. Wichtig ist es dennoch, dass sich alle Parteien mit den Regeln auseinandersetzen und sich für ein konstruktives Miteinander und sich um eine gute Pflege des Eigentums bemühen, damit die Immobilie über einen möglichst langen Zeitraum eine hohe Wohn- und Lebensqualität bietet. Wir hoffen, dass dieser Beitrag Ihnen eine neue Sicht auf die Zusammenarbeit von Eigentümern, Hausverwaltung und Mietern vermittelt hat.
