Der Kauf von Immobilien wird genau wie die Gründung einer GmbH oder andere Geschäfte immer über einen Notar dokumentiert und abgewickelt. Da die hierbei erstellte Urkunde stets im Archiv des Notars verbleibt, erhalten alle Beteiligte nur eine Kopie des beurkundeten Rechtsgeschäfts. Die verschiedenen Formen der Urkunden-Kopie und deren Zweck und Rechtskraft erläutern wir Ihnen im Folgenden.
Das Amt des Notars
Was ist eigentlich ein Notar?
Der Beruf des Notars ist ein unabhängiges, öffentliches Amt, das den Zweck hat, Unterschriften zu beglaubigen und Beurkundungen von Geschäften, Tatsachen, Nachweisen oder Unterschriften vorzunehmen. Ein Notar ist ein hochqualifizierter Jurist und verfolgt in der Hauptsache die Tätigkeit, Unterschriften an Dokumenten wie Kaufverträgen, Erbschaften oder Vollmachten zu bezeugen, damit diese Gültigkeit erlangen.
Als gesetzlich geregelter Beruf erfolgt die Abrechnung der Dienste eines Notars gemäß einer Gebührenordnung. Ein Notar wird zwar durch Behörden offiziell zu seinem Amt bestellt, agiert aber wirtschaftlich meist als Selbstständiger und ist somit eine unabhängige Anlaufstelle.
Was ist eine notarielle Beglaubigung? Was ist eine notarielle Beurkundung?
Eine Beglaubigung, notarielle Beglaubigung oder öffentliche Beglaubigung ist eine amtliche Bestätigung, dass etwas wahr und richtig ist. Bei einer notariellen Beglaubigung bezeugt ein Notar also nur, dass zum Beispiel eine Unterschrift korrekt ist, indem er den Ausweis und die Identität überprüft und denjenigen vor seinen Augen unterschreiben oder bezeugen lässt, dass eine gesetzte Unterschrift die seine ist. Der Notar prüft das zu unterschreibende Dokument nur dahingehend, ob es strafbar ist und er als Notar deswegen seine Mitwirkung verweigern müsste — den tatsächlichen Inhalt des Dokuments bezeugt er somit nicht, nur dass eine Unterschrift gesetzt wurde. Er erteilt auch keine anderweitige Beratung zum Inhalt und möglicher Formulierungen oder Gestaltungen. In manchen Fällen und in manchen Bundesländern kann eine öffentliche Beglaubigung auch durch andere Instanzen als den Notar erfolgen.
Wird für ein Geschäft eine notarielle Beurkundung benötigt, so ist die Tätigkeit des Notars deutlich umfassender:
Hier klärt der Notar den Sachverhalt, befragt die Parteien über deren Willen bzw. Ansinnen und belehrt über die rechtliche Tragweite der Sache, die beurkundet werden soll. Teil einer Beurkundung ist auch immer, dass der Notar den vollständigen Text des zu unterzeichnenden Dokuments beiden Vertragsparteien vorliest, inhaltliche Fragen klärt und anschließend deren Unterschriften mit seiner eigenen Unterschrift bezeugt. Dieses Prozedere erzeugt eine Urkunde, die der Notar in seinem Urkundensammlung aufbewahren muss. Das Verfahren zur Beurkundung ist umfangreich und enthält mehrere Schritte.
Je nach Vorgang ist durch das Gesetz eine notarielle Beurkundung oder lediglich eine notarielle Beglaubigung vorgeschrieben. Dies wird in der sogenannten Formvorschrift festgelegt.
Urschrift und Abschrift – der Unterschied
Ein Immobilien-Kaufvertrag ist nach Beurkundung eine sogenannte notarielle Urkunde allgemein auch Urschrift genannt. Diese bleibt als solche immer beim Notar in dessen Urkundensammlung. Der Notar kann dann unterschiedliche Arten von Kopien für Käufer, Verkäufer oder andere von der Urschrift anfertigen.
Jegliche Art von Kopie der Urschrift wird Abschrift genannt. Diese muss nicht zwingend ein Scan, bzw. Fotokopie der Urschrift sein. So kann eine Abschrift auch als Ausdruck der Vertragsdatei erstellt werden und an der Stelle der Original-Unterschriften lediglich ein gez. (= gezeichnet) gefolgt von dem Namen des Unterschreibenden enthalten. An der Stelle des Notarsiegels würde in einem solchen Fall L.S. stehen
Die erste Form der Abschrift ist eine einfache Abschrift. Diese ist eine Abschrift des Originals ohne Beglaubigung vonseiten des Notars, dass der Inhalt mit der Urschrift exakt übereinstimmt. Sie hat daher keine besondere Beweiskraft, wird aber generell als Nachweis akzeptiert.
Eine beglaubigte Abschrift ist eine Abschrift, bei welcher der Notar bestätigt, dass der Inhalt dem Original gleicht (auch Beglaubigung genannt). Diese enthält also einen unterzeichneten Vermerk des Notars, der die Inhaltsgleichheit bestätigt. Die beglaubigte Abschrift wird ausgedruckt mit dem Prägesiegel des Notars und Schnur versehen, um sicherzustellen, dass keine Seiten ausgetauscht, entfernt oder hinzugefügt werden können.
Bei einem Immobilienverkauf erhalten Käufer und Verkäufer oftmals eine beglaubigte Abschrift während z.B. die Finanzämter lediglich eine einfache Abschrift erhalten. Zusätzlich senden Notare häufig allen Vertragsparteien auch noch eine einfache Abschrift in elektronischer Form (PDF) per E‑Mail zu.
Die Ausfertigung
Eine Ausfertigung ähnelt einer beglaubigten Abschrift. Sie darf ausschließlich von der Urschrift der notariellen Urkunde gemacht werden und gilt im Rechtsverkehr als gültiger Vertreter ebendieser. Wo man die Urschrift im Rechtsverkehr also eigentlich vorlegen müsste, dies aber nicht kann, da sie ja in der Urkundensammlung des Notars verbleibt, benötigt man immer eine Ausfertigung. Eine beglaubigte Abschrift oder eine einfache Abschrift reichen hier nicht aus, da ihre Beweiskraft zu gering sind.
Dies ist zum Beispiel bei einer beurkundeten Vollmacht der Fall, die ein Vertreter bei einem Immobilien-Kauf benötigen würde. Mit der Ausfertigung kann der Bevollmächtigte beweisen, dass eine beurkundete Vollmacht besteht und man kann davon ausgehen, dass diese Vollmacht nach wie vor wirksam ist, da der Bevollmächtigte noch im Besitz der Ausfertigung ist. Von der Ausfertigung dieser Vollmacht könnten in diesem Fall auch eine beglaubigte Abschrift erstellt werden, die dem Kaufvertrag als Anlage beigefügt wird.
Eine Ausfertigung erkennt man am Ausfertigungsvermerk, einem Hinweis, der die Abschrift als Ausfertigung kennzeichnet. Dieser enthält neben dem Datum der Ausfertigung auch die Person, der die Ausfertigung ausgehändigt wird. Beides wird im Urkundenverzeichnis des Notars eingetragen, so dass zu jeder Urkunde / Urschrift klar ersichtlich ist, wie viele Ausfertigungen für welche Personen erstellt wurden.
Ein weiteres Beispiel ist der Verkauf einer Gesellschaft (GmbH). Hier erhalten Käufer und Verkäufer eine Ausfertigung des beurkundeten Kaufvertrags. Das Finanzamt und die Gesellschaft selbst erhalten nur eine beglaubigte Abschrift. Die Notare senden den Vertragsparteien gerne auch zusätzlich eine einfache Abschrift in elektronischer Form per E‑Mail zu.
Zusammenfassung
Ein Notar hat die Aufgabe, rechtsgültige Rechtsgeschäfte abzuschließen, die im Interesse aller Beteiligten stehen. Er ist Ihre Anlaufstelle bei Fragen vor dem Abschluss und auch noch während der Beurkundung.
Nach Beurkundung eines Immobilien-Kaufs erhalten Sie meist eine beglaubigte Abschrift des Immobilien-Kaufvertrags. Dieses Dokument sollten Sie sorgfältigst aufbewahren.
