Der Kauf von Immobilien wird genau wie die Gründung einer GmbH oder andere Geschäfte immer über einen Notar dokumen­tiert und abgewickelt. Da die hierbei erstellte Urkunde stets im Archiv des Notars verbleibt, erhalten alle Betei­ligte nur eine Kopie des beurkun­deten Rechts­ge­schäfts. Die verschie­denen Formen der Urkunden-Kopie und deren Zweck und Rechts­kraft erläu­tern wir Ihnen im Folgenden.

Das Amt des Notars

Was ist eigent­lich ein Notar?

Der Beruf des Notars ist ein unabhän­giges, öffent­li­ches Amt, das den Zweck hat, Unter­schriften zu beglau­bigen und Beurkun­dungen von Geschäften, Tatsa­chen, Nachweisen oder Unter­schriften vorzu­nehmen. Ein Notar ist ein hochqua­li­fi­zierter Jurist und verfolgt in der Haupt­sache die Tätig­keit, Unter­schriften an Dokumenten wie Kaufver­trägen, Erbschaften oder Vollmachten zu bezeugen, damit diese Gültig­keit erlangen.

Als gesetz­lich geregelter Beruf erfolgt die Abrech­nung der Dienste eines Notars gemäß einer Gebüh­ren­ord­nung. Ein Notar wird zwar durch Behörden offiziell zu seinem Amt bestellt, agiert aber wirtschaft­lich meist als Selbst­stän­diger und ist somit eine unabhän­gige Anlaufstelle.

Was ist eine notarielle Beglaubigung? Was ist eine notarielle Beurkundung?

Eine Beglau­bi­gung, notari­elle Beglau­bi­gung oder öffent­liche Beglau­bi­gung ist eine amtliche Bestä­ti­gung, dass etwas wahr und richtig ist. Bei einer notari­ellen Beglau­bi­gung bezeugt ein Notar also nur, dass zum Beispiel eine Unter­schrift korrekt ist, indem er den Ausweis und die Identität überprüft und denje­nigen vor seinen Augen unter­schreiben oder bezeugen lässt, dass eine gesetzte Unter­schrift die seine ist. Der Notar prüft das zu unter­schrei­bende Dokument nur dahin­ge­hend, ob es strafbar ist und er als Notar deswegen seine Mitwir­kung verwei­gern müsste — den tatsäch­li­chen Inhalt des Dokuments bezeugt er somit nicht, nur dass eine Unter­schrift gesetzt wurde. Er erteilt auch keine ander­wei­tige Beratung zum Inhalt und mögli­cher Formu­lie­rungen oder Gestal­tungen. In manchen Fällen und in manchen Bundes­län­dern kann eine öffent­liche Beglau­bi­gung auch durch andere Instanzen als den Notar erfolgen.

Wird für ein Geschäft eine notari­elle Beurkun­dung benötigt, so ist die Tätig­keit des Notars deutlich umfassender:

Hier klärt der Notar den Sachver­halt, befragt die Parteien über deren Willen bzw. Ansinnen und belehrt über die recht­liche Tragweite der Sache, die beurkundet werden soll. Teil einer Beurkun­dung ist auch immer, dass der Notar den vollstän­digen Text des zu unter­zeich­nenden Dokuments beiden Vertrags­par­teien vorliest, inhalt­liche Fragen klärt und anschlie­ßend deren Unter­schriften mit seiner eigenen Unter­schrift bezeugt. Dieses Proze­dere erzeugt eine Urkunde, die der Notar in seinem Urkun­den­samm­lung aufbe­wahren muss. Das Verfahren zur Beurkun­dung ist umfang­reich und enthält mehrere Schritte. 

Je nach Vorgang ist durch das Gesetz eine notari­elle Beurkun­dung oder ledig­lich eine notari­elle Beglau­bi­gung vorge­schrieben. Dies wird in der sogenannten Formvor­schrift festgelegt.

Urschrift und Abschrift – der Unterschied

Ein Immobilien-Kaufver­trag ist nach Beurkun­dung eine sogenannte notari­elle Urkunde allge­mein auch Urschrift genannt. Diese bleibt als solche immer beim Notar in dessen Urkun­den­samm­lung. Der Notar kann dann unter­schied­liche Arten von Kopien für Käufer, Verkäufer oder andere von der Urschrift anfertigen.

Jegliche Art von Kopie der Urschrift wird Abschrift genannt. Diese muss nicht zwingend ein Scan, bzw. Fotokopie der Urschrift sein. So kann eine Abschrift auch als Ausdruck der Vertrags­datei erstellt werden und an der Stelle der Original-Unter­schriften ledig­lich ein gez. (= gezeichnet) gefolgt von dem Namen des Unter­schrei­benden enthalten. An der Stelle des Notar­sie­gels würde in einem solchen Fall L.S. stehen

Die erste Form der Abschrift ist eine einfache Abschrift. Diese ist eine Abschrift des Origi­nals ohne Beglau­bi­gung vonseiten des Notars, dass der Inhalt mit der Urschrift exakt überein­stimmt. Sie hat daher keine beson­dere Beweis­kraft, wird aber generell als Nachweis akzeptiert.

Eine beglau­bigte Abschrift ist eine Abschrift, bei welcher der Notar bestä­tigt, dass der Inhalt dem Original gleicht (auch Beglau­bi­gung genannt). Diese enthält also einen unter­zeich­neten Vermerk des Notars, der die Inhalts­gleich­heit bestä­tigt. Die beglau­bigte Abschrift wird ausge­druckt mit dem Präge­siegel des Notars und Schnur versehen, um sicher­zu­stellen, dass keine Seiten ausge­tauscht, entfernt oder hinzu­ge­fügt werden können.

Bei einem Immobi­li­en­ver­kauf erhalten Käufer und Verkäufer oftmals eine beglau­bigte Abschrift während z.B. die Finanz­ämter ledig­lich eine einfache Abschrift erhalten. Zusätz­lich senden Notare häufig allen Vertrags­par­teien auch noch eine einfache Abschrift in elektro­ni­scher Form (PDF) per E‑Mail zu.

Beispiel des Abschriften-Vertei­lers in einem typischen Immobilien-Kaufvertrag

Die Ausfertigung

Eine Ausfer­ti­gung ähnelt einer beglau­bigten Abschrift. Sie darf ausschließ­lich von der Urschrift der notari­ellen Urkunde gemacht werden und gilt im Rechts­ver­kehr als gültiger Vertreter ebendieser. Wo man die Urschrift im Rechts­ver­kehr also eigent­lich vorlegen müsste, dies aber nicht kann, da sie ja in der Urkun­den­samm­lung des Notars verbleibt, benötigt man immer eine Ausfer­ti­gung. Eine beglau­bigte Abschrift oder eine einfache Abschrift reichen hier nicht aus, da ihre Beweis­kraft zu gering sind.

Dies ist zum Beispiel bei einer beurkun­deten Vollmacht der Fall, die ein Vertreter bei einem Immobilien-Kauf benötigen würde. Mit der Ausfer­ti­gung kann der Bevoll­mäch­tigte beweisen, dass eine beurkun­dete Vollmacht besteht und man kann davon ausgehen, dass diese Vollmacht nach wie vor wirksam ist, da der Bevoll­mäch­tigte noch im Besitz der Ausfer­ti­gung ist. Von der Ausfer­ti­gung dieser Vollmacht könnten in diesem Fall auch eine beglau­bigte Abschrift erstellt werden, die dem Kaufver­trag als Anlage beigefügt wird.

Eine Ausfer­ti­gung erkennt man am Ausfer­ti­gungs­ver­merk, einem Hinweis, der die Abschrift als Ausfer­ti­gung kennzeichnet. Dieser enthält neben dem Datum der Ausfer­ti­gung auch die Person, der die Ausfer­ti­gung ausge­hän­digt wird. Beides wird im Urkun­den­ver­zeichnis des Notars einge­tragen, so dass zu jeder Urkunde / Urschrift klar ersicht­lich ist, wie viele Ausfer­ti­gungen für welche Personen erstellt wurden.

Ein weiteres Beispiel ist der Verkauf einer Gesell­schaft (GmbH). Hier erhalten Käufer und Verkäufer eine Ausfer­ti­gung des beurkun­deten Kaufver­trags. Das Finanzamt und die Gesell­schaft selbst erhalten nur eine beglau­bigte Abschrift. Die Notare senden den Vertrags­par­teien gerne auch zusätz­lich eine einfache Abschrift in elektro­ni­scher Form per E‑Mail zu.

Beispiel des Abschriften-Vertei­lers in einem Kaufver­trag für Anteile einer Gesell­schaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Zusammenfassung

Ein Notar hat die Aufgabe, rechts­gül­tige Rechts­ge­schäfte abzuschließen, die im Inter­esse aller Betei­ligten stehen. Er ist Ihre Anlauf­stelle bei Fragen vor dem Abschluss und auch noch während der Beurkundung. 

Nach Beurkun­dung eines Immobilien-Kaufs erhalten Sie meist eine beglau­bigte Abschrift des Immobilien-Kaufver­trags. Dieses Dokument sollten Sie sorgfäl­tigst aufbewahren.