Wer eine Wohnung mietet, hatte zwingend schon einmal mit einer Hausver­wal­tung zu tun. Vielleicht kam er dabei sogar auch mit einer Mieter­ver­wal­tung, bzw. einer Sonder­ei­gen­tums­ver­wal­tung in Berüh­rung. Was genau hinter diesen Begriffen steckt und was ein Wohnungs­ei­gen­tümer wissen muss, erklären wir in diesem Artikel.

Die Hausverwaltung 

In einem Mehrfa­mi­li­en­haus inter­agieren drei unter­schied­liche Parteien mitein­ander: die Eigen­tümer (und auch Vermieter), eine Hausver­wal­tung und die Mieter. 

Viele Mieter denken irrtüm­lich, dass die Hausver­wal­tung (auch WEG-Verwal­tung oder WEG-Verwalter genannt) sich um alles rund ums Haus und um sie als Mieter kümmert. In Wirklich­keit ist die Hausver­wal­tung nur für die Verwal­tung und Instand­hal­tung des Gemein­schafts­ei­gen­tums zuständig, also die Außen­fas­sade, Fenster, Treppen, Aufzug, Fenster­an­lagen, Dachwerk, Außen­flä­chen, und so weiter. Die Hausver­wal­tung sorgt für die Bewirt­schaf­tung des Anwesens, kümmert sich um die Versor­gung des Hauses (Wasser, Strom, Gas, etc.), versam­melt alle Eigen­tümer in der jährli­chen Eigentümer­versammlung, rechnet die Kosten ab, stellt Pläne auf, beauf­tragt Repara­turen und Sanie­rungen und vertritt alle Eigen­tümer als eine Stimme nach außen. Die Hausver­wal­tung kümmert sich also nur um das Haus, nicht um dessen Mieter und den Zustand der einzelnen Wohnungen.

Die Eigen­tümer sind für Ihre Wohnungen selbst verant­wort­lich und aufgrund Ihrer Rolle als Vermieter die Ansprech­partner Ihrer Mieter.

Eine Hausver­wal­tung kümmert sich norma­ler­weise nicht um die Mieter, sondern nur um das Haus.
Braucht jedes Haus eine Hausverwaltung? 

Jedes aufge­teilte Mehrfa­mi­li­en­haus hat in der Regel einen Verwalter, der die Gemein­schaft aus Eigen­tü­mern mit einer Stimme nach außen vertritt und alles rund ums Haus koordi­niert und Ansprech­partner z.B. für die Versor­gungs­dienst­lei­ster ist (Gas, Strom, etc.). Gesetz­lich ist dies aller­dings nicht vorge­schrieben(§18 WoEigG). Daher gibt es auch Modelle, bei denen als Verwalter keine externe Firma beauf­tragt wird: die Eigen­tümer können sich auch dazu entscheiden ihr Eigentum gemein­schaft­lich in Eigen­ver­wal­tung zu betreuen. Bei kleineren Hausge­mein­schaften von 2 oder 3 Einheiten macht dies oft Sinn, da es je nach Lage schwer sein kann, eine Hausver­wal­tung zu finden, die das Objekt betreuen möchte.

Mieterverwaltung (SEV) – was ist der Unterschied zur Hausverwaltung?

Wer sich seiner Historie als Mieter besinnt, kann sich aber sicher­lich erinnern, dass er auch einmal nur mit der Hausver­wal­tung zu tun hatte und seinen Vermieter, den Eigen­tümer, überhaupt nicht kannte. Wie kommt das zustande?

In diesem Fall hatte der Eigen­tümer seine Tätig­keiten als Vermieter an die Hausver­wal­tung abgegeben, indem er mit ihr einen sogenannten Sonder­ei­gen­tums­ver­wal­tung-Vertrag (SEV) abgeschlossen hat. Wer unseren Artikel zur Teilungs­er­klä­rung gelesen hat, weiß, dass mit Sonder­ei­gentum bei Mehrfa­mi­li­en­häu­sern die Wohnung bezeichnet wird. Eine Sonder­ei­gen­tums­ver­wal­tung wird auch Mieter­ver­wal­tung genannt. Mittels dieses Vertrags erwei­tert die Hausver­wal­tung Ihre Dienst­lei­stung um die einer Mieterverwaltung.

Jetzt kümmert sich die Hausver­wal­tung auch um alle Mietan­ge­le­gen­heiten. Als SE-Verwalter kontrol­liert Sie den Mietein­gang, erstellt Mietver­träge, übernimmt Überga­be­pro­to­kolle, erstellt Jahres­ab­rech­nungen für den Mieter und kümmert sich um den Schrift­ver­kehr mit ihm. Schließt ein Eigen­tümer eine SEV-Vertrag ab, so wird die Hausver­wal­tung der erste Ansprech­partner für den Mieter. 

Während eine Hausver­wal­tung durch die Eigentümer­versammlung gewählt wird, kann jeder Eigen­tümer für sich entscheiden, ob er der Hausver­wal­tung auch den Auftrag zur Verwal­tung seines Sonder­ei­gen­tums (Wohnung) erteilen möchte.

Schließt der Eigen­tümer (Vermieter) eine SEV-Vertrag ab, so übernimmt die Hausver­wal­tung zusätz­lich die Mieter­ver­wal­tung und kümmert sich um die Wohnung und deren Mieter.

Die Wohnungs-Eigentümergemeinschaft (WEG)

Alle Eigen­tümer eines aufge­teilten Mehrfa­mi­li­en­hauses bilden die sogenannte Wohnungs­ei­gen­tü­mer­ge­mein­schaft (WEG), auch Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft genannt. 

Die Wohnungs­ei­gen­tü­mer­ge­mein­schaft trifft sich minde­stens jährlich in einer Eigentümer­versammlung(korrekt Wohnungs­ei­gen­tü­mer­ver­samm­lung). Diese wird durch den WEG-Verwalter (Hausver­wal­tung) einbe­rufen, um das vergan­gene und kommende Jahr zu bespre­chen. Die Verwal­tung muss hier Rechen­schaft ablegen und sich von den Eigen­tü­mern entla­sten lassen. In der Eigentümer­versammlung wird eine Aufstel­lung und Abrech­nung aller angefal­lenen Kosten vorge­legt sowie ein Wirtschafts­plan mit Kosten­ein­schät­zungen für das kommende Jahr beschlossen. Zusätz­lich werden langfri­stige Pläne, Instand­set­zungen und sonstige Tages­ord­nungs­punkte (z.B. Vorschläge von Vermie­tern) bespro­chen und darüber entschieden. Beschlüsse werden demokra­tisch und mehrheit­lich gefasst wobei die Mitei­gen­tums­an­teile der Eigen­tümer deren Stimm­kraft bestimmen. 

Beispiel: hat ein Eigen­tümer 200 Mitei­gen­tums­an­teile, so hat seine Stimme bei insge­samt 1.000 Mitei­gen­tums­an­teilen ein Gewicht von 20%. 

In kleineren Hausge­mein­schaften kann es auch vorkommen, dass gemäß der Teilungs­er­klä­rung jeder Wohnung genau eine Stimme zugewiesen wird.

Die Eigentümer­versammlung ist wichtig und es lohnt, sich die Zeit für die Teilnahme zu nehmen.

Alle Beschlüsse werden durch den Hausver­walter proto­kol­liert. Nach der Eigentümer­versammlung erhalten die Eigen­tümer das Proto­koll der Eigentümer­versammlung oder das Versamm­lungs­pro­to­koll. Die Proto­kolle müssen geführt werden und formellen Anfor­de­rungen entspre­chen. Es lohnt sich beim Kauf einer Wohnung die letzten zwei oder drei Versamm­lungs­pro­to­kolle anzufragen und sich mit Ihnen zu beschäf­tigen. (In einem Objekt, das erst kürzlich aufge­teilt wurde, wird es dieses nicht geben, da es nur einen Eigen­tümer und somit keine Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft (WEG) gibt).

Hausgeld, Wirtschaftsplan und Betriebskosten: jetzt geht’s um die Finanzen.

Als Mieter kennt man im Zusam­men­hang mit Wohnungen meist nur die Kaltmiete und Neben­ko­sten. Als Eigen­tümer gibt es hierfür andere Bezeich­nungen, die hier erläu­tert werden.

Grund­sätz­lich fallen bei Wohnei­gentum drei Arten von Kosten an: Verwal­tungs­ko­stenInstand­hal­tungs­ko­sten und Betriebs­ko­sten.

Verwal­tungs­ko­sten sind die Kosten für die Hausver­wal­tung und auch kleinere Posten wie zum Beispiel Konto­füh­rungs­ge­bühren. Instand­hal­tungs­ko­sten sind Ausgaben für Repara­turen und Instand­set­zung am Haus, also zum Beispiel ein neues Dach oder ein neuer Fassa­den­an­strich, die Erneue­rung von Fenstern oder der Elektrik, von Rohrlei­tungen und so weiter. Die Betriebs­ko­sten umfassen die laufenden Kosten, die im Zusam­men­hang mit dem Haus entstehen. Betriebs­ko­sten sind zum Beispiel Kosten für die Müllab­fuhr, Reini­gung, den Schorn­stein­feger oder Versor­gungs­lei­stungen wie Gas, Strom oder Wasser und auch die Grund­steuer. Da manche Instand­hal­tungs­ko­sten vom Eigen­tümer getragen werden müssen, Betriebs­ko­sten aber auf den Mieter umgewälzt werden können, gibt es eine Verord­nung, die klar definiert, welche Ausgabe welcher Kategorie zugeordnet wird: Die Betriebs­ko­sten­ver­ord­nung

Wirtschafts­plan

Jedes Jahr stellt die Hausver­wal­tung den Eigen­tü­mern in der Eigentümer­versammlung einen Wirtschafts­plan für das kommende Jahr vor. Der Plan enthält eine Kosten­schät­zung (Betriebs­ko­sten, Verwal­tungs­ko­sten und Instand­hal­tungs­ko­sten) für das kommende Jahr anhand dessen sich die Voraus­zah­lungen für das Hausgeld errechnen lassen. Nach Ablauf des Jahres werden die tatsäch­lich angefal­lenen Kosten mit den Voraus­zah­lungen verrechnet und entspre­chend Rückzah­lungen erstattet oder Nachzah­lungen eingefordert.

Hausgeld (oder Wohngeld)

Die Abschlags­zah­lungen, die sich aus dem Wirtschafts­plan ergeben, werden Hausgeld oder in manchen Gegenden fälsch­li­cher­weise auch Wohngeld genannt. Das Hausgeld wird monat­lich an die Hausver­wal­tung gezahlt. Es unter­teilt sich in Kosten, die der Eigen­tümer an seinen Mieter weiter­geben kann (diese werden umlage­fä­hige Kosten genannt und sind im Grunde die Betriebs­ko­sten, siehe oben) und solche, für die er selbst aufkommen muss. Letztere nennt man nicht-umlage­fä­hige Kosten

Das Hausgeld muss der Eigen­tümer an die Hausver­wal­tung zahlen. Durch eine entspre­chende Klausel im Mietver­trag kann er die Betriebs­ko­sten, bzw. die umlage­fä­higen Kosten aber auf den Mieter umwälzen. Dann teilen sich Eigen­tümer und Mieter die Zahlung des Hausgeldes. Eigen­tümer müssen immer für die nicht umlage­fä­higen Kosten aufkommen. Der Mieter darf nur für umlage­fä­hige Kosten (Betriebs­ko­sten) in Verant­wor­tung gezogen werden. Umlage­fähig sind unter anderem Kosten wie die Grund­steuer, Ausgaben für den Fahrstuhl­be­trieb, Gebäu­de­ver­si­che­rung, Garten­pflege, Hausmei­ster, Versor­gungs­ko­sten (Gas, Wasser, Strom) und Müllent­sor­gung. Zu den nicht umlage­fä­higen Kosten gehören Verwal­tungs­ko­sten und Instand­hal­tungs­ko­sten, also Ausgaben für die Haus- und Mieter­ver­wal­tung, Rechts­an­walts­ge­bühren, Konto­füh­rungs­ko­sten und selbst­ver­ständ­lich auch die Instand­hal­tungs­rück­lage. Leben Sie als Eigen­tümer selbst in Ihrer Wohnung müssen Sie in voller Höhe für das Hausgeld aufkommen.

Was ist eine Instand­hal­tungs­rück­lage?

Um die Immobilie in gutem Zustand zu halten, bildet der Hausver­walter Rücklagen für größere (alters­ab­hän­gige) Repara­turen, Renovie­rungen oder Instand­set­zungen. Seit kurzem wird die Instand­hal­tungs­rück­lage daher auch Erhal­tungs­rück­lage genannt. Die Instand­hal­tungs­rück­lage wird nur für das Gemein­schafts­ei­gentum, also das Haus selbst gebildet. Jeder Wohnungs­ei­gen­tümer muss für die Instand­hal­tung seiner Wohnung eigene Rücklagen bilden. Die Rücklagen werden beispiels­weise für neue Fenster, Dämmungen, die Erneue­rung der Klingel­an­lage oder ein neues Dach genutzt. Diese verschie­denen Bereiche eines Hauses müssen in regel­mä­ßigen Abständen von 10, 20 oder 30 Jahren saniert oder renoviert werden, um das Haus zu erhalten. Es lohnt, sich beim Kauf einer Wohnung über die Höhe der Rücklagen zu erkun­digen und nach bald anfal­lenden Sanie­rungen Ausschau zu halten. Denn wer eine Wohnung als Geldan­lage erwirbt, der möchte in den ersten 10 Jahren der Halte­zeit möglichst wenig Kosten mit dem Objekt haben.

Da die Erhal­tungs­ko­sten zuerst in einen großen Spartopf kommen, können Eigen­tümer die monat­li­chen Raten erst von der Steuer absetzen, wenn die Rücklagen tatsäch­lich ausge­geben werden.

Neben­ko­sten

An dieser Stelle wollen wir den Begriff der Neben­ko­sten in das nun neu gewon­nene Wissens­ge­bäude einordnen: ein Mieter zahlt seinem Vermieter monat­lich einen fixen Betrag als Miete und eine variable Voraus­zah­lung, die umgangs­sprach­lich als Neben­ko­sten bezeichnet werden. Korrekt sind Neben­ko­sten die Betriebs­ko­sten oder umlage­fä­hige Kosten.

Wieso darf man nicht alle Kosten auf den Mieter umwälzen? 

Aus Sicht des Gesetz­ge­bers ist es so, dass der Mieter für die Verwal­tungs- und Instand­hal­tungs­ko­sten der Wohnung bereits mit Zahlung der Miete aufkommt und den Eigen­tümer für die Abnut­zung des Hauses „entschä­digt“. Die Kosten für Verwal­tung und Instand­hal­tung sind auch mehr oder weniger fest kalku­lierbar und nicht vom Gebrauch abhängig. Daher macht es Sinn, diese Kosten über eine fixe Miete abzudecken. Was nun noch verbleibt sind die (umlage­fä­higen) Betriebs­ko­sten. Diese Kosten variieren je nach Nutzung durch den Mieter und deswegen ist es erlaubt, diese 1:1 weiter­zu­geben. Der Vermieter muss dies aller­dings im Mietver­trag explizit verein­baren. Tut er das nicht, so sind die Betriebs­ko­sten in der verein­barten Miete mit inbegriffen. Es gibt auch Modelle bei denen es Sinn macht, die varia­blen Betriebs­ko­sten als Pauschale in die (Kalt-)Miete einzu­be­rechnen – zum Beispiel beim Modell „Wohnen auf Zeit“ oder bei der Unter­ver­mie­tung einzelner Zimmer.

Mieter kommen für die Betriebs­ko­sten auf, die Eigen­tümer für die Verwal­tungs- und Instand­hal­tungs­ko­sten. Die Summe dieser Kosten werden Hausgeld genannt.

Weitere interessante Begriffe, die einem bei der Verwaltung von Wohnungen über den Weg kommen könnten 

Sonder­um­lage

Manchmal müssen so große Repara­turen vorge­nommen werden, dass diese mit der gebil­deten Instand­hal­tungs­rück­lage nicht bezahlt werden können. In diesem Fall müssen die Eigen­tümer für die Mehrko­sten aufkommen. Dies geschieht über eine sogenannte Sonder­um­lage. Von einer Umlage spricht man allge­mein, wenn Kosten auf mehrere Parteien verteilt oder an diese weiter­ge­geben werden. Im Fall der Sonder­um­lage sind das die Eigen­tümer. Die Sonder­um­lage wird nur in einer ordent­lich (=gemäß den Vorschriften) einbe­ru­fenen Eigentümer­versammlung beschlossen und anschlie­ßend über die Hausver­wal­tung eingefordert. 

Verwal­tungs­beirat oder Beirat

Der Verwal­tungs­beirat setzt sich aus beliebig vielen von der Eigentümer­versammlung gewählten Eigen­tü­mern zusammen und überwacht und unter­stützt den WEG Verwalter in seiner Tätig­keit. Er überprüft die jährliche Abrech­nung und den Wirtschafts­plan und gibt gegen­über der Eigen­tü­mer­ge­mein­schaft eine Stellung­nahme ab. Genau wie die Hausver­wal­tung haften Beirats­mit­glieder mit ihrem gesamten Privat­ver­mögen für Fehler. Eine Versi­che­rung sollte daher abgeschlossen werden.

Vertei­ler­schlüssel oder Vertei­lungs­schlüssel

Über den Vertei­lungs­schlüssel wird geregelt, wie die Kosten des Hauses auf die Eigen­tümer aufge­teilt werden. In der Regel geschieht dies nach Mitei­gen­tums­an­teilen, es gibt aber auch andere Gestal­tungs­mög­lich­keiten, wie zum Beispiel die Vertei­lung pro Kopf oder nach Wohnung. Es ist ebenso möglich, nur bestimmte Kosten oder Arten von Kosten anders zu verteilen. Beispiels­weise könnten sich die Eigen­tümer dazu entscheiden, dass der Hausstrom künftig auf die Perso­nen­zahl verteilt wird, alle anderen Kosten aber gemäß der Mitei­gen­tums­an­teile. Die Vertei­lung mancher Kosten sind auch durch beson­dere Verord­nungen festge­legt, wie zum Beispiel über die Heizko­sten­ver­ord­nung. Der Vertei­ler­schlüssel wird meist in der Teilungs­er­klä­rung festge­legt und nachträg­liche Änderungen lassen sich nur schwer durchführen. 

Übrigens: Manchmal spricht man von der Vertei­lung der Kosten und Lasten. Damit ist der Vertei­ler­schlüssel gemeint.

Fazit

Das Zusam­men­spiel aus Eigen­tü­mern, Hausver­wal­tung und Mietern ist über viele Verord­nungen und Gesetze geregelt. Wichtig ist es dennoch, dass sich alle Parteien mit den Regeln ausein­an­der­setzen und sich für ein konstruk­tives Mitein­ander und sich um eine gute Pflege des Eigen­tums bemühen, damit die Immobilie über einen möglichst langen Zeitraum eine hohe Wohn- und Lebens­qua­lität bietet. Wir hoffen, dass dieser Beitrag Ihnen eine neue Sicht auf die Zusam­men­ar­beit von Eigen­tü­mern, Hausver­wal­tung und Mietern vermit­telt hat.