Form der Betriebskostenabrechnung und Mindestangaben

Die Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung hat den Zweck, einen juristisch und betriebs­wirt­schaft­lich nicht gebil­deten Mieter in die Lage zu versetzen, die Abrech­nung gedank­lich und rechne­risch nachzu­prüfen. Hieran orien­tieren sich Form und Gestal­tung der Betriebskostenabrechnung.

Mindestangaben in der Betriebskostenabrechnung

Um der Form zu genügen, muss eine Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung folgende Mindest­an­gaben enthalten:
Abrech­nungs­zeit­raum und Zeitpunkt der Erstellung
Angabe der abzurech­nenden Wohnung
Kennt­lich­ma­chung des Vermie­ters oder Verwal­ters als Aussteller
Zusam­men­stel­lung der Gesamtkosten
Angabe und Erläu­te­rung des Umlageschlüssels
Berech­nung des Anteils des Mieters
Abzug der Vorauszahlungen
Die Abrech­nungs­po­si­tionen müssen geordnet und klar geglie­dert aufge­führt sein, wobei sich der Vermieter am Katalog aus der Betriebs­ko­sten­ver­ord­nung orien­tieren kann.

Nur formell wirksame Abrechnung wirkt fristwahrend

Der Vermieter muss die Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung inner­halb einer bestimmten Frist erteilen (hierzu siehe unten). Nur eine formell wirksame Abrech­nung, also eine Abrech­nung, die die genannten Anfor­de­rungen erfüllt, wahrt die Abrech­nungs­frist. Zudem kann der Vermieter nur aus einer formell wirksamen Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung eine Nachzah­lung fordern. Solange der Vermieter keine formell wirksame Abrech­nung vorlegt, wird ein eventu­eller Nachzah­lungs­an­spruch nicht fällig.
Der BGH hat die formellen Anfor­de­rungen an die Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung in den vergan­genen Jahren immer mehr gelockert. So müssen etwa Vermieter, die Kosten auf mehrere Gebäude verteilen oder um nicht umlage­fä­hige Anteile berei­nigen, nicht mehr aufschlüs­seln, wie sie die Kosten ermit­telt haben, die sie in der jewei­ligen Abrech­nungs­ein­heit letzt­lich umlegen.

Umlageschlüssel in der Betriebskostenabrechnung

Die als Betriebs­ko­sten umleg­baren Kosten­po­si­tionen sind nach dem jeweils gültigen Umlage­schlüssel auf die Mieter zu verteilen. Der Schlüssel richtet sich nach dem Mietver­trag. So kann zum Beispiel eine Umlage nach Wohnfläche, Perso­nen­zahl (meistens nicht empfeh­lens­wert), Anzahl der Wohnungen, Mitei­gen­tums­an­teilen (bei vermie­teter Eigen­tums­woh­nung) oder Verbrauch verein­bart sein. Für jede einzelne Betriebs­ko­stenart kann der Umlage­schlüssel geson­dert verein­bart werden. Fehlt eine Verein­ba­rung im Mietver­trag, sind die Kosten nach Wohnfläche zu verteilen. Eine Ausnahme hiervon gibt die Heizko­sten­ver­ord­nung (Heizko­stenVO) vor: Die Heiz- und Warmwas­ser­ko­sten müssen zwingend nach Verbrauch abgerechnet werden.
Bei der Vermie­tung von Eigen­tums­woh­nungen sollte darauf geachtet werden, mit dem Mieter denselben Vertei­ler­schlüssel zu verein­baren, der für die Vertei­lung der Betriebs­ko­sten zwischen den Wohnungs­ei­gen­tü­mern maßgeb­lich ist.

Vermieter muss Wirtschaftlichkeitsgrundsatz beachten

Bei der Umlage der Betriebs­ko­sten muss der Vermieter den Grund­satz der Wirtschaft­lich­keit beachten. Dieser gilt für die Verur­sa­chung, Erfas­sung und Abrech­nung der Betriebs­ko­sten. Dieser Grund­satz schreibt ein vertret­bares Kosten-Nutzen-Verhältnis vor. Nur solche Betriebs­ko­sten können umgelegt werden, die bei gewis­sen­hafter Abwägung aller Umstände und bei ordent­li­cher Geschäfts­füh­rung gerecht­fer­tigt sind. Die Beweis­last für einen Verstoß gegen das Wirtschaft­lich­keits­gebot trägt der Mieter, so der BGH.

Abrechnungsfrist: Ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums

Der Vermieter muss über die Betriebs­ko­sten­vor­aus­zah­lungen jährlich abrechnen. Für den frei finan­zierten Wohnraum gilt eine Abrech­nungs­frist von einem Jahr nach Beendi­gung des Abrech­nungs­zeit­raums. Für das Jahr 2016 muss der Vermieter also späte­stens bis zum 31.12.2017 eine formell wirksame Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung erteilen, wenn das Abrech­nungs­jahr dem Kalen­der­jahr entspricht. Ferner muss dem Mieter die Abrech­nung bis zu diesem Zeitpunkt zugehen. Nach der Recht­spre­chung reicht aller­dings der Einwurf der Abrech­nung in den Brief­ka­sten des Mieters am Silve­ster­abend nicht mehr aus.
Erteilt der Vermieter bis zum Ende der Abrech­nungs­frist keine Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung, kann hat der Mieter bezüg­lich der weiteren Voraus­zah­lungen ein Zurück­be­hal­tungs­recht, bis der Vermieter eine formell wirksame Abrech­nung erstellt hat.
Eine verspätet vorge­legte Abrech­nung kann keinen Nachzah­lungs­an­spruch des Vermie­ters begründen. Ergibt die verspä­tete Abrech­nung ein Guthaben für den Mieter, muss der Vermieter dieses aber ausbezahlen.

Korrektur der Betriebskostenabrechnung

Solange die Abrech­nungs­frist noch läuft, kann der Vermieter eine Betriebs­ko­sten­ab­rech­nung auch zu Lasten des Mieters korri­gieren, etwa wenn er sich verrechnet hat oder umlage­fä­hige Positionen zunächst nicht abgerechnet hat. Eine Korrektur zu Lasten des Mieters während der Abrech­nungs­frist ist selbst dann möglich, wenn der Vermieter bereits ein Guthaben an den Mieter ausge­zahlt hat. Das hat der BGH sowohl für die Wohnraum­miete als auch für die Gewer­be­raum­miete entschieden.
Nach Ablauf der Abrech­nungs­frist kann der Vermieter die Abrech­nung nicht mehr zu Lasten des Mieters korri­gieren. In beson­deren Ausnah­me­fällen kann es dem Mieter aber nach Treu und Glauben verwehrt sein, sich bei offen­sicht­li­chen Fehlern auf diese Frist zu berufen, so der BGH.

Thorben Wengert / pixelio.de